Витратні матеріали є невід’ємною складовою для повноцінного функціонування ІТ компаній. Але багато з них стикається з проблемою неправильної організації витрат на господарські товари через відсутність оптимізації закупівлі. Розглянемо на прикладі як можна вирішити цю проблему.

Постановка проблеми

ІТ компанія з 80 співробітників, що активно розвивається, здійснює нерегулярну закупівлю витратних матеріалів (клінінговий інвентар, одноразовий посуд, канцтовари) та продуктів харчування (чай, кава, цукор). Функції закупника в компанії виконує HR менеджер, який не спеціалізується у питаннях вибору постачальників та оптимальних умов співпраці з ними, та витрачає на це біля 8-10 годин робочого часу на місяць. Закупівля витратних матеріалів здійснюється в оптовому магазині, але через відсутність оптимізації та системного підходу, відповідальній особі доводиться витрачати робочий час та ресурси на додаткові поїздки за товаром.

Виділений бюджет на витратні матеріали - 75 000 грн на місяць. Додаткові затрати (заробітна плата персоналу та витрати на логістику) – до 15% (більш ніж 10 000 грн).

Аналіз фактів та пошук рішення для ІТ компанії

Ми провели аналіз результатів нашої співпраці з ІТ компаніями, та визначали основні аспекти, які допомагають економити кошти та час на закупівлі витратних матеріалів:

1. Визначення чіткого асортименту та створення специфікацій, нормативів витрат товарів задля уникнення повторень позицій та надмірних запасів.

2. Контроль за залишками товарів задля ефективного планування закупівель.

3. Побудова регламенту – визначення днів замовлень та доставок.

4. Проведення оптимізації асортименту, заміна 20% позицій асортименту на більш ефективні.

Результати

За рахунок оптимізації даних процесів та чітко вибудованої роботи з клієнтом, ми прийшли до таких результатів:

1. До 8% зниження загальної вартості товарів з урахуванням додаткових витрат.

2. Оптимізація асортименту та надання готового рішення для зниження витрат часу на вибір позицій та зручності під час замовлення.

3. І головне: звільнення 8-10 годин робочого часу для HR менеджера на виконання його прямих функцій.

Такий комплексний підхід та підбір індивідуальних умов допомагає економити на закупівлі витратних матеріалів ІТ компаніям. Для більш детальної консультації замовляйте зворотній дзвінок, і ваш персональний менеджер надасть найкращу пропозицію щодо співпраці.

Орієнтовний об’єм закупки на 10 співробітників ІТ компанії приведений в таблиці:

№	Товар	Виробник	Кількість	Од. вим.
1	Батарейка лужна пальчикова, LR06 Duracell	Duracell	4	шт
2	Батарейка лужна мініпальчикова, LR03 Duracell	Duracell	4	шт
3	Рукавички латексні IGAR High Risk розмір L(8-9)	IGAR	2	пар
4	Комплект для прибирання "Ледар"	Україна	1	шт
5	Корзина офісна, метал, кругла 270*300мм, чорна 2119-01-a	Axent	1	шт
6	Тримач для мопа (40см*11см), з вухами та кишенями, пластиковий, NPK195	Uctem	1	шт
7	МОП (вкладиш) з кишенями для прибирання пола 40 см. NZS028	Туреччина	1	шт
8	Рукоятка алюмінієва з отворами,130 см ( ALS285)	Uctem	1	шт
9	Відро пластик (14л) прямокутне , господарче, з пласт. ручкою, без кришки	Україна	2	шт
10	Засіб універсальний для миття всіх типів поверхонь, 1л	HELPER PROFESSIONAL	5	шт
11	Скотч пакувальний 48мм, 100у, 40мкм, прозорий	InterTape	1	шт
12	Миючий засіб для миття посуду "Бальзам" микс (500мл) пуш-пул	EKOLAN	3	шт
13	Губки кухонні (986835/10шт) Stark	Україна	3	пак
14	Чистячий засіб, крем-актив нормал (500мл)	Cif	2	шт
15	Миючий засіб для скла та дзеркал,(0,5 л), (тригер), ОМ24	ОМ24	3	шт
16	Серветка мікрофібра для вікон і дзеркал, 30*30см (1шт)	Україна	4	шт
17	Серветка мікрофібра універсальна, (без уп.)	Україна	4	шт
18	Рідке мило (500 мл) з дозатором"асорті" EKOLAN	EKOLAN	6	шт
19	Поліроль для меблів (300мл) TМ RoliRoli	Україна	3	шт
20	Освіжувач повітря "Freshmatic" Океанский бриз змін. балон 250 мл	AIRWICK	1	шт
21	Освіжувач повітря "Zeffir" з ароматом "після дощу", змінний балон до авт. диспенсеру (250мл)	Zeffir	1	шт
22	Засіб для миття та дезинфекції "Універсальний" ОМ24 1л,Містить хлор.	Україна	4	шт
23	Засіб для прочищення труб "Кріт" (1050мл) 20200	Сана	1	шт
24	Комплект для унітазу куб цвет	Україна	2	шт
25	Пакет для сміття (92*105/160л),чорний-10шт, 20 мкн ОМ24	ОМ24	2	пак
26	Пакет для cміття 120л/10шт (70*95) 20 мкм чорний B2B Solutions	ОМ24	4	пак
27	Пакет для сміття 60л/20шт (55*65) чорний 12мкм B2B Solutions	ОМ24	6	пак
28	Пакет для сміття 35л/30шт (49*55) 7 мкн чорний B2B Solutions	ОМ24	10	пак
29	Серветка для прибирання віскозна, Рожеві 30х36см (1шт)	Україна	10	шт
30	Туалетний папір, целюлозна, (90мм*190мм/90м) 2-х шарова."Джамбо"	Україна	12	шт
31	Рушник паперовий V 2-шар.150арк (210мм220мм) ламін. 217г RVC 2/150	Україна	40	пак
32	Гігієнічні накладки на унітаз (100шт) М-100	Україна	4	шт
33	Серветки паперові білі, барні (500шт) S-45	Україна	4	пак
34	Ролік-щітка для чищення одягу R-20-1	Україна	5	шт
35	Стакан паперовий кольоровий (250 мл/50шт)	Україна	10	паков
36	Стакан картонний кольоровий (340 мл/50шт),340Ц	Україна	10	паков
37	Кришка для картонного стакану чорна (50шт), ST-80 (к стакану 300-340мл)	Україна	20	пак
38	Мішалка дерев'яна (800шт)	Україна	3	пак
39	Цукор білий порційний в стіках 5г * 200шт	Rioba	8	пач

	ЧАЙ ПАКЕТОВАНИЙ	1100 пакетів на місяць (22 робочих дня) на 10 осіб
	КАВА ЗЕРНОВА 1кг	8-10кг на місяць (22 робочих дня) на 10 осіб
АСОРТИМЕНТ ПРОДУКТИ ХАРЧУВАННЯ, КАВИ ТА ЧАЮ
40	Чай MONOMAX 100% CEYLON черный цейлонский (100пакетов в конвертиках*2гр)	Україна	5	шт
41	Чай чорний (1,5г*24 ф/п.) Lovare	Україна	2	пак
42	Кава (1 кг) в зернах Ріо Ексельсіор 100% арабіка	Україна	8	кг
43	Кава (1 кг) в зернах UCC "Supremo"	Україна	1	кг
44	Кава(1 кг) в зернах Rio Negro "Superior"	Україна	1	кг
45	Карпатський фіто-чай у ф/п (42шт*2г) Суниця	Україна	2	шт
46	Карпатський фіто-чай у ф/п (42шт* 2г) Лісові Ягоди	Україна	4	шт
47	Карпатський фіто-чай у ф/п (42шт* 2г) Малина	Україна	2	шт
48	Печиво Balocco Bastoncini 700г	США	10	пак
49	Печиво Belvita мультизлакове з молоком 225г	Україна	10	шт
50	Печиво Doctor Benner Шоколад Гранола 110г	Україна	20	шт
51	Пряники Lambertz в молочному шоколаді 250г	Німеччина	10	шт
52	Пряники Lambertz зі смаком меду та мигдалем 100г	Німеччина	20	шт
53	Цукерки Roshen "Ромашка", (1кг)	Roshen	8	кг
54	Рошен Ліщина 1 КГ	Україна	8	кг
55	Цукерки Roshen Джеллі	Україна	10	кг
56	Цукерки Лукас Тузя 1кг	Україна	5	кг
57	LOVARE "Berry Jam" 24 по 1,5g(г)	Україна	1	пак
58	LOVARE "Raspberry vanilla" чай чорний пак. 24 по 2g(г)	Україна	1	пак
59	LOVARE "Wild berry" 24 по 2g(г)	Україна	1	пак
60	LOVARE 1001 Ніч пакетований, 24 по 2 g(г)	Україна	1	пак
61	LOVARE Бризки Шампанського 24 по 2g(г)	Україна	1	пак
62	LOVARE Королівський десерт 24 по 1,5g(г)	Україна	1	пак
67	LOVARE "Earl Grey" 24*2g(г)	Україна	2	пак

Кейси

Кейс: як ІТ компаніям ефективно організувати закупівлі витратних матеріалів

Cтрічка тегів